Μήπως κοινοποιείτε λάθος άτομα στα e-mails σας;

Από όλους τους τρόπους επικοινωνίας που έχουμε πλέον διαθέσιμους στον 21ο αιώνα, αυτός που έχει επικρατήσει για τον εργασιακό χώρο είναι το e-mail.

Ποιος είναι όμως ο σωστός τρόπος να το χρησιμοποιούμε;

Αν κοινοποιήσουμε κάποιον ενω δε χρειάζεται γινομαστε ενοχλητικοί. Αν τον αφήσουμε απ'εξω μπορεί να αισθανθεί ότι τον παρακάμπτουμε ή ότι κάνουμε κάτι εν αγνοία του. Πότε πρέπει να κοινοποιούμε κάποιον και πότε να του απευθυνόμαστε; Μιας και τα e-mails δεν πρόκειται να αντικατασταθούν σύντομα, φτιάξαμε έναν σύντομο οδηγό.

Ο πρώτος κανόνας είναι εύκολος: ΄Μιας και όλοι σιχαίνονται τα e-mails, προσπαθήστε να τα αποφύγετε. Μην στέλνετε e-mail αν δεν είναι απαραίτητο και μην κοινοποιείτε ανθρώπους που δεν τους αφορά το e-mail (εκτός αν έχουν ζητήσει να κοινοποιούνται παντού οπότε πάμε πάσο).

Φυσικά υπάρχουν κι εξαιρέσεις. Αν στέλνετε το e-mail σε μια ομάδα, καλό είναι να συμπεριλάβετε όλα τα μέλη της ακόμα κι αν δεν τα αφορά άμεσα, με τον κίνδυνο του να μεταλλαχθούν τα εισερχόμενά σας σε πεδίο μάχης με τις αλλεπάλληλες απαντήσεις.

Για να αποφευχθεί αυτό, έχουμε τον δεύτερο κανόνα: Στο πεδίο "προς" βάζουμε όποιον χρειάζεται να απαντήσει, και στο πεδίο "κοινοποίηση" όσους δε χρειάζεται να απαντήσουν. Με αυτόν τον τρόπο έχετε τη χρυσή τομή. Και κανείς δε θα νιώθει ότι παρακάμπτεται, και θα αποφευχθεί το χάος της συνομιλίας μεταξύ δεκάδων ατόμων εκεί που θα έπρεπε να συνομιλούν τρεις. Αν δεν είστε σίγουροι ότι θα καταλαβουν όλοι τη διαφορά, μπορείτε να επισημάνετε ότι δεν περιμένετε απάντηση από όσους έχουν κοινοποιηθεί, και συμπεριλαμβάνονται απλώς προς πληροφόρησή τους.

Αυτό βέβαια δε συμβαίνει όταν κοινοποιούμε κάποιον για δικούς μας λόγους. Αν κοινοποιήσετε κάποιον ανώτερο απλώς για να κάνετε έναν συνάδελφο να νιώσει άβολα, τότε κοινοποιείτε για λάθος λόγο και καλό θα ήταν να το αποφύγετε.

Τι γίνεται όμως με την κρυφή κοινοποίηση; Αν προσπαθήσετε να κοινοποιήσετε κρυφά κάποιον ανώτερο, είναι πολύ πιθανό να προκαλέσετε διπλωματικό επεισοδιο, ειδικά αν ο συγκεκριμένος άνθρωπος δεν έχει άισθηση της διακριτικότητας. Προτιμήστε να προωθήσετε ξεχωριστά μια συνομιλία για την οποία θέλετε να ενημερώσετε.

Η μόνη περίπτωση που πρέπει να χρησιμοποιήσετε κρυφή κοινοποίηση, είναι αν εχετε πολλούς παραλήπτες που δεν θέλετε να μοιραστείτε την ταυτότητά τους, ειδικά σε περιπτώσεις που εμπλέκονται ευαίσθητα δεδομένα. Σε τέτοιες περιπτώσεις ορίστε τον εαυτό σας ως ορατό παραλήπτη και βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπόλοιποι είναι κρυφά κοινοποιημένοι.

Δείτε ακόμη: 9 εντυπωσιακές φωτογραφίες που έχουν τραβηχτεί με κινητό