Micro-scheduling: Τι είναι και πώς θα σε βοηθήσει να διαχειρίζεσαι καλύτερα τον χρόνο σου
JTeam
18 Ιανουαρίου 2024
Εάν υπάρχει μία πρακτική η οποία θα σου λύσει τα χέρια σχετικά με την καλύτερη διαχείριση του χρόνου σου, τότε αυτή είναι το micro-scheduling. Ουσιαστικά, το micro-scheduling (μικροπρογραμματισμός), είναι τεχνική προγραμματισμού που χωρίζει το πρόγραμμά σου σε μικρά χρονικά διαστήματα. Αυτά τα χρονικά διαστήματα είναι συνήθως μεταξύ 5 και 15 λεπτών, αλλά μπορεί να είναι τόσο σύντομα όσο 90 δευτερόλεπτα.
Η ιδέα πίσω από το micro-scheduling είναι απλή. Δημιουργώντας ένα μικρο-πλάνο για την ημέρα σου, γνωρίζεις ακριβώς τι πρέπει να κάνεις και πότε. Αυτό διατηρεί την εστίασή σου στο έργο που είναι σε εξέλιξη. Έτσι, αυξάνεις την παραγωγικότητά σου, αξιοποιείς στο έπακρο την ημέρα σου και μειώνεις το άγχος.
Τα οφέλη από το micro-scheduling
Αποκτάς έλεγχο του χρόνου
Εάν οι 24 ώρες δεν σου φαίνονται ποτέ αρκετές για όλα όσα θέλεις να κάνεις, με τον μικροπρογραμματισμό θα νιώσεις διαφορετικά. Με αυτή την πρακτική θα ανακτήσεις άμεσα τον έλεγχο του χρόνου ή του προγράμματός σου, θα επικεντρωθείς περισσότερο σε κάθε εργασία που έχεις και θα επιτύχεις πιο γρήγορα τους προσωπικούς και επαγγελματικούς στόχους σου.
Κάνεις οποιαδήποτε εργασία πιο εφικτή
Σκέψου ότι πρέπει μέσα σε μία εβδομάδα πρέπει να ετοιμάσεις μία σημαντική παρουσίαση. Τώρα, χώρισε αυτή την εργασία σε επιμέρους εργασίες όπως το να κάνεις το πλάνο της παρουσίασης, να ετοιμάσεις την εισαγωγή της παρουσίασης και τα bullet points της παρουσίασης. Αφού τη χωρίσεις σε μικρότερες εργασίες, όρισε και μεμονωμένες προθεσμίες. Απευθείας, αυτό που σου φαινόταν «βουνό», θα γίνει πιο εύκολο.
Αποφεύγεις το burnout
Αν και ο μικροπρογραμματισμός μπορεί να ακούγεται αγχωτικός, έχει ακριβώς το αντίθετο αποτέλεσμα. Ο διαχωρισμός της ημέρας σε διαχειρίσιμα κομμάτια και η χρήση μιας στρατηγικής προσέγγισης για την εκτέλεση των καθηκόντων, αποτρέπει το burnout.
Μειώνεις το άγχος
Ο μικροπρογραμματισμός μπορεί να είναι το τέλειο εργαλείο παραγωγικότητας. Μια από τις πιο συνηθισμένες πηγές άγχους είναι η απουσία ενός σχολαστικού χρονοδιαγράμματος. Το micro-scheduling θα δομήσει την ημέρα σου, θα προσθέσει μια σταθερότητα στην καθημερινή σου ρουτίνα και σε βοηθήσει να επικεντρωθείς στο έργο σου.
Πώς θα ακολουθήσεις το micro-scheduling στην καθημερινότητά σου
Προγραμμάτισε την ημέρα από το προηγούμενο βράδυ
Για να αξιοποιήσεις στο έπακρο την ημέρα σου, χρειάζεσαι να βάλεις ένα πρόγραμμα από το προηγούμενο βράδυ. Γράψε σε ένα ημερολόγιο τις προτεραιότητές σου και πόσο χρόνο θέλεις – κατά προσέγγιση, να ασχοληθείς με κάθε εργασία/ task που έχεις.
Δημιούργησε μίνι εργασίες για μεγαλύτερα tasks
Κάνε μια λίστα με τα «μεγάλα» tasks που έχεις, μαζί με τις τελικές προθεσμίες τους. Στη συνέχεια, χώρισε το καθένα από αυτά σε επιμέρους εργασίες. Έπειτα, κάνε ένα micro- scheduling κάθε μίνι-εργασία στο πρόγραμμά σου. Αυτό θα διασφαλίσει ότι επικεντρώνεσαι μόνο σε ό,τι έχεις μπροστά σου και όχι στα πάντα.
Ολοκλήρωσε παρόμοιες εργασίες μαζί
Μια άλλη τεχνική που μπορείς να ακολουθήσεις είναι το να ολοκληρώνεις παρόμοιες εργασίες μαζί. Για παράδειγμα, αν πρέπει να τηλεφωνήσεις σε έναν πελάτη, στον οδοντίατρό σου και να κάνεις κράτηση για φαγητό, ομαδοποίησε και τις τρεις κλήσεις μαζί. Έτσι, θα εξοικονομήσεις χρόνο και ενέργεια.
